Balance score card - Công cụ cân bằng chiến lược

Vấn đề ở đây là:

(i) Chiến lược được xây dựng không thể đo lường được và

(ii) có khoảng trống giữa tầm nhìn của lãnh đạo và nhận thức của nhân viên.

Trước hết, chiến lược cần phải đo lường được vì nếu không đo lường được thì không có cách nào để quản lý, thực hiện được.

Hai là, khi người lãnh đạo biết doanh nghiệp của mình phải làm gì, hướng tới đâu nhưng các cộng sự, nhân viên của họ lại không hiểu và không cùng hướng tới mục tiêu chung thì chiến lược cũng không thể thực hiện được. Nhân viên, cộng sự thường tỏ ra bối rối không rõ thực hiện chiến lược này thế nào, chiến lược này liên quan gì đến công việc hàng ngày của họ, họ phải làm gì khác đi hoặc tốt hơn so với trước, đồng thời họ đặt câu hỏi: Nếu làm như thế thì tôi sẽ được cái gì?

Để khắc phục thực trạng này, phương pháp “Bảng điểm cân bằng” (Balance Score Card) sẽ là một công cụ hữu ích.

“Bảng điểm cân bằng” (Balance Scorecard) do Giáo sư Robert S.Kaplan (Trường đại học kinh doanh Harvard) và cộng sự của ông là David Norton phát triển vào những năm đầu của thập kỷ 90. Đây là một hệ thống quản lý và lập kế hoạch chiến lược được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức phi lợi nhuận, chính phủ, ngành công nghiệp và kinh doanh trên toàn thế giới. Hiện tại có khoảng một nửa trong số 1000 công ty trong danh sách Fortune 1000 sử dụng.

“Bảng điểm cân bằng” nhằm mục đích sắp xếp các hoạt động kinh doanh hướng vào tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp, cải thiện thông tin liên lạc trong và ngoài doanh nghiệp, giám sát hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các mục tiêu chiến lược. Nó mang đến cho các nhà quản lý và các quan chức cấp cao trong các doanh nghiệp một cái nhìn cân bằng hơn về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.

Sử dụng "Bảng điểm cân bằng" để chuyển tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp thành những mục tiêu cụ thể, những phép đo và chỉ tiêu rõ ràng thông qua việc thiết lập một hệ thống đo lường hiệu quả trong quản lý công việc. Những phép đo của phương pháp “bảng điểm cân bằng" thể hiện sự cân bằng giữa bốn khía cạnh: tài chính, khách hàng, quá trình nội bộ, đào tạo và phát triển.

• Khía cạnh tài chính – Bên cạnh những thông tin tài chính mang tính truyền thống, “Bảng điểm cân bằng” bổ sung thêm những thông tin khác như: giá trị kinh tế gia tăng, doanh thu trên nguồn vốn thuê ngoài, đánh giá rủi ro và các cơ sở dữ liệu nhằm phục vụ cho hoạt động phân tích chi phí-lợi ích.

• Khía cạnh khách hàng – Với nhận định về tầm quan trọng ngày càng cao của mối quan hệ giữa độ thỏa mãn của khách hàng với kết quả hoạt động của doanh nghiệp, “Bảng điểm cân bằng” đưa thêm những thông tin như sự thỏa mãn của khách hàng, sự ghi nhớ của khách hàng, thị phần ở những phân đoạn thị trường mục tiêu.

• Khía cạnh quá trình nội bộ – “Bảng điểm cân bằng” cho phép nhà quản lý có thể quan sát được hệ thống nội bộ của doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào, các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp có thực sự phù hợp với yêu cầu của khách hàng hay không? Hệ thống nội bộ có được thiết kế bởi những người hiểu biết rất rõ về doanh nghiệp hay là trên cơ sở những tư vấn từ bên ngoài. Để thỏa mãn cổ đông và khách hàng thì hệ thống nội bộ của doanh nghiệp cần vượt trội những gì?

• Khía cạnh đào tạo và phát triển – Trong bất cứ tổ chức nào, nhân lực là nguồn lực quan trọng góp phần hiện thực hóa mọi kế hoạch, chiến lược. Vì vậy nhu cầu học – đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên là một hoạt động cần triển khai thường xuyên. “Bảng điểm cân bằng” cho phép nhà quản lý nhận biết nhu cầu học – đào tạo về kỹ năng cũng như về văn hóa doanh nghiệp, quan trọng hơn là việc nhận biết các thứ tự ưu tiên trong hoạt động học-đào tạo sẽ giúp cho doanh nghiệp đầu tư đúng hướng.

Bốn khía cạnh trên không chỉ đơn giản là một bộ sưu tập các khía cạnh độc lập, đó là một sự kết nối logic – nghiên cứu và tăng trưởng dẫn tới các quá trình kinh doanh tốt hơn, qua đó làm tăng giá trị cho khách hàng và cuối cùng có tác dụng cải thiện kết quả hoạt động tài chính. “Bảng điểm cân bằng” có thể được xây dựng ở cấp độ lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban và cho từng cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.

Mỗi khía cạnh trong Bảng điểm cân bằng bao gồm các mục tiêu, các thước đo của những mục tiêu đó, giá trị mục tiêu của các thước đo đó và các sáng kiến:

• Các mục tiêu - Các mục tiêu chính cần phải được thực hiện, ví dụ tăng trưởng khả năng sinh lời.

• Các thước đo - Các thông số có thể quan sát được sẽ được sử dụng để đo lường sự tiến triển trong quá trình hướng tới thực hiện mục tiêu đề ra. Ví dụ mục tiêu tăng trưởng khả năng sinh lời có thể được đo lường bằng tăng trưởng lợi nhuận biên ròng.

• Các tiêu chí thực hiện mục tiêu – Là các giá trị mục tiêu cụ thể của các thước đo, ví dụ tăng 2% lợi nhuận biên ròng.

• Các sáng kiến - Là các chương trình hành động nhằm thực hiện các tiêu chí đề ra để thực hiện được mục tiêu cuối cùng.

Các phép đo được lựa chọn là công cụ dành cho người lãnh đạo truyền đạt tới người lao động và các bên liên quan những định hướng về kết quả và hiệu quả hoạt động mà qua đó doanh nghiệp sẽ đạt được những mục tiêu chiến lược của mình.

Như vậy, phương pháp “Bảng điểm cân bằng" được đưa ra trên tinh thần không giấu diếm chiến lược, sẵn sàng chia sẻ và chuyển chiến lược của doanh nghiệp thành những mục tiêu, phép đo cũng như những chỉ tiêu cụ thể. Việc giải thích định hướng chiến lược yêu cầu xác định rõ ràng những gì còn mơ hồ trong định hướng chiến lược của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, để thực hiện chiến lược thành công thì mọi phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp đều phải hiểu rõ chiến lược và thực hiện công bằng, không phân biệt. Không thể chỉ nói với nhân viên tầm nhìn, chiến lược của doanh nghiệp là gì mà không cho họ thấy tầm nhìn chiến lược đó liên quan gì đến công việc hàng ngày của họ, họ phải làm gì khác đi hay tốt hơn và họ đang làm việc vì điều gì. Đối với nhà quản lý, đây là cơ hội để giao tiếp tốt hơn với các nhân viên của mình, giúp nhân viên hiểu hơn mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới và cải thiện công việc của họ theo hướng đóng góp cho mục tiêu chung.

Nguồn: AMICA sưu tầm